Privacyverklaring TV Nieuwstadt

Tennisvereniging Nieuwstadt (TV Nieuwstadt) hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden en daarom hebben wij in lijn met de wetgeving op privacy (AVG) maatregelen genomen om de privacy van onze leden te waarborgen. Met deze verklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij als vereniging omgaan met uw persoonsgegevens. 

 Verplichtingen waaraan wij ons dienen te houden: 

  • TV Nieuwstadt zal alleen persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in onze privacy verklaring; 
  • TV Nieuwstadt zal verwerking van de persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt; 
  • Indien nodig zullen wij om uitdrukkelijke toestemming vragen voor de verwerking van uw persoonsgegevens; 
  • Wij zullen passende technische en organisatorische maatregelen nemen ter beveiliging van uw persoonsgegevens; 
  • Wij zullen geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Het bestuur is op de hoogte van de rechten omtrent persoonsgegevens van haar leden, wij zullen deze respecteren en onze leden hierop informeren.

 

Verwerking van de persoonsgegevens ten behoeve van club lidmaatschap

De persoonsgegevens, zoals vermeld op het aanmeldingsformulier, worden opgenomen in het ledenbestand van TV Nieuwstadt en verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen: 

  • ledenadministratie
  • inning van contributie
  • aanmelden lidmaatschap bij KNLTB (in verband met toewijzing bondsnummer)
  • registreren van kantinediensten
  • communicatie rondom alle relevante aangelegenheden 

De grondslag voor het verwerken van uw persoonsgegevens is noodzaak om het tot uitvoering brengen van de overeenkomst van uw lidmaatschap. 

Om uitvoering te kunnen geven aan deze overeenkomst worden de volgende persoonsgegevens gevraagd: 

  • Naam/voorletters/tussenvoegsel
  • Adres/Postcode/Woonplaats/Land
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Bankrekeningnummer
  • Pasfoto (ten behoeve van KNLTB pas) 

De persoonsgegevens worden door TV Nieuwstadt bewaard gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna voor een periode van maximaal 7 jaar (fiscale bewaarplicht), tenzij door u anders wordt geëist. Persoonsgegevens gebruikt voor het registreren en communiceren waaronder kantinediensten worden aan het eind van ieder seizoen verwijderd.

Persoonsgegevens van leden op onze website

TV Nieuwstadt heeft een eigen website ingericht. Deze website wordt gebruikt voor meerdere doeleinden: 

  • Communicatie doeleinden voor zowel interne leden als externe geïnteresseerden over relevante aangelegenheden zoals vergaderingen, toernooien, trainingen en of ander nieuws 
  • Online registeren lidmaatschap 
  • Online registreren van kantinediensten 

De persoonsgegevens die op de website geplaatst worden ten behoeve van de kantinediensten en versturen van de nieuwsbrief zijn uitsluitend toegankelijk voor leden (via inloggen met een wachtwoord). De grondslag voor verwerking is gerelateerd aan het lidmaatschap van de vereniging en hiervoor is dus geen aparte toestemming nodig. Leden kunnen ten allen tijde hun persoonlijke gegevens op de website van TV Nieuwstadt controleren. Leden dienen hiervoor eerst in te loggen op de website van TV Nieuwstadt, waarna ze via het menu "bekijk je persoonlijke gegevens" kunnen inzien. Via de functie "wijzig gegevens" kan men wijzigingen in het persoonlijke profiel aanbrengen. Hierbij kan men ook aangeven of bepaalde gegevens wel of niet voor andere (ingelogde) leden zichtbaar zijn. 

Onze website wordt ook gebruikt voor het profileren van onze vereniging. Dit doen wij door het publiceren van foto’s van onze gebeurtenissen. De grondslag voor het maken en publiceren van foto’s is in principe gebaseerd op toestemming. Personen die toestemming geven voor het maken van een foto, geven daarmee niet per definitie toestemming voor de publicatie ervan. Voor volwassen leden geldt dat beeldmateriaal vrij gepubliceerd mag worden, behalve als de afgebeelde persoon een ‘redelijk belang’ heeft om zich tegen publicatie te verzetten.

Minderjarigen (jonger dan 16 jaar) 

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder/verzorger. Foto’s van minderjarige leden op de website mogen in principe alleen gepubliceerd worden als daar toestemming voor is verleend van zijn of haar ouder/voogd. 

Omdat we niet kunnen garanderen dat in het verleden de juiste toestemming is verkregen voor het publiceren van alle foto’s op onze website hebben we besloten om geen actieve actie te ondernemen. Mochten leden in de afgelopen tijd bezwaar hebben gemaakt dan waren of zijn deze foto’s verwijderd. Iedereen wiens foto is gepubliceerd heeft het recht om de publicatie te laten verwijderen. Hiervoor kan contact opgenomen met de vereniging bij het ons secretariaat.

Gebruik van Cookies 

Cookies zijn kleine tekstbestanden die automatisch door een bezochte internetpagina op de computer van een bezoeker worden geplaatst. Voor zover TVN dergelijke cookies gebruikt, zijn deze slechts bedoeld om de website efficiënter te laten werken en niet om persoonlijke gegevens van de bezoeker en diens individuele internetgebruik te verzamelen. U kunt uw systeem (browser) zo instellen dat deze geen cookies accepteert. 

Verstrekking aan derden 

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Dit betreft de volgende organisaties: 

  • KNLTB 
  • Allunited voor registratie systeem en onze website 

TV Nieuwstadt zal geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben of op korte termijn gaan afsluiten tenzij dit wettelijk is verplicht. In die verwerkersovereenkomst met deze dienstverleners van TV Nieuwstadt maken wij afspraken omtrent de beveiliging en correcte verwerking van uw persoonsgegevens zoals in de wetgeving wordt vereist. 

Beveiliging 

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van leden te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen: 

  • Alle personen die namens het bestuur van de tennisvereniging van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gebonden aan geheimhouding daarvan;
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op onze systemen; 
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten; 
  • Onze website is beveiligd met het SSL certificaat;
  • Het bestuur is geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. 

Rechten omtrent uw gegevens 

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken. 

Vragen / bezwaar maken

Als u vragen en/of opmerkingen heeft met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen door een E-mail te sturen aan ons secretariaat: secretariaat.TVN@gmail.com Indien U van mening bent dat uw vraag en verzoek niet naar behoren door ons wordt afgehandeld kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd bij aanpassing van de werkwijze bij TV Nieuwstadt. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen.